退職者のマイナンバーに保管期限はあるの？破棄するタイミングは？

私、某会社の総務・経理を担当しています。

小さな会社なので、事務的要素のあるものはすべて私の担当なのです。

当然、マイナンバーの導入に伴う収集に際して、会計事務所や労務事務所などからいろいろ資料をいただき勉強してきました。

が、しかし、導入は教えてくれても、退職者のマイナンバーの処分方法は教えてくれない！

と、いうことで、またしても自分で調べてみました。

保管期間は7年間！？退職者のマイナンバー

いろいろ調べてみると、「7年間の保管」というのが出てきましたよ！

ん！？マイナンバーはすぐに破棄してはいけないの？

保管していて問題がおきても嫌なので、早く破棄したいというのが私の願い。

なぜ7年かというと、扶養控除等申告書などのマイナンバーを記載しなくてはならない書類の法定保存期間からきているようです。

ただ、法令によって義務付けられているわけでもありませんし、定められているわけでもありません。

罰則があるわけでもありません。

よって、明確なものはないのです！

それでは、いつ処分するのがいいのでしょう？

まず、すぐに破棄はしないほうがいいでしょう。

なぜなら、退職後の事務処理として、雇用保険や社会保険脱退、住民税の普通徴収への切り替えなどの書類を提出しなければなりません。

その際、マイナンバーは必ず必要になってきます。

いろいろなものと紐づけされていますからね。

当然、それがねらいなのですから仕方ありませんね。

ただ、社会労務士さんや会計事務所さんに任せてあれば別です。

プロの方々が処理してくれるので、わざわざ会社で残しておく必要はありません。

入社や導入時にマイナンバーを提出してあるので、各手続きをしてくれ、きちんと破棄してくれています。（はずです！きっと）

これなら、会社で保存している必要はなさそうですね！

7年は長すぎて、安全に保存する自信がありません。

結局、いつ破棄したらいいのでしょう？

退社後の事務処理が速やかにおわれば、会社としての利用目的はなくなります。

その時点で破棄するのがいいのではないでしょう。

ただ、年末調整に関係したりすることも考えれば、その年の年度末に破棄するのがいいかと思われます。

結局のところ、明確な決まりはないので、マイナンバーは必要がなくなれば破棄すればいいのです。

ただ、マイナンバーが記載された書類は、どうして保存期間があるので、保存期間が過ぎれば処分し、それ以降も保存しておくのであれば、マイナンバーの部分をマスキングするなど消す必要があります。

最長7年なので、それまでには提出されたカードのコピーや記載された書類を、扶養家族のマイナンバーも含め、完全に削除しましょう。

それには、今から保存期間終了後のために、削除の準備が必要そうですね！

ご覧いただき、ありがとうございました。

少しでもみなさんのお役に立てていればうれしいです！